Styreprotokollen er faktisk det eneste beviset som styret etterlater seg at styremøte har funnet sted. Formalkravene til innholdet i en styreprotokoll de er nedfelt i aksjeloven § 6-29.

Det som er viktig å være klar over er at styreprotokollen – skal dokumentere de vurderinger og handlinger som gjøres.

Spørsmålet som styret må ta stilling til er:

Hvordan dokumentere handlinger, samt sikre bevis for vurderinger som likevel kan gå galt?

Utfordrende tider krever at styret dokumenterer:

– Hvilke fakta ligger til grunn for vurderingen (tidspunkt og aktivitet)
– Undersøkelser som er foretatt (styrets undersøkelsesplikt)
– Hvilket faktum styret og daglig leder baserer sin videre drift på (forsvarlighet)
– Hvilke aktiviteter er og blir iverksatt (handleplikt)

Så mitt råd er å være nøye med detaljer og dokumentasjon og vær klar over at styreprotokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid. Det er styreleder som er ansvarlig for at det lages og utarbeides styreprotokoll, men selvsagt kan dette delegeres.